Stefan Groß: Eingangsprüfung und Aufbewahrung sind die großen Herausforderungen bei elektronischen Rechnungen!

Stefan Groß, Partner, Peters, Schönberger & PartnerIm Vorfeld zum kommenden Elektronischen Rechnungstag hatten wir die Chance dem Steuerfach-Experten Stefan Groß (Partner bei der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner in München) ein paar Fragen zu seinem Vortrag zur Veranstaltung im Mai zu stellen. Stefan Groß ist Steuerberater, Certified Information Systems Auditor (CISA), Leiter des Arbeitskreises Compliance der ECM-Initiative der Bitkom und Leiter des Arbeitskreises Qualität im Verband elektronische Rechnung (VeR). Er ist seit Jahren an der Schnittstelle zwischen Steuerrecht, Recht und IT tätig und ein überaus renommierter Referent und Fachautor zu steuerlichen Themen mit Bezug zu Neuen Medien und IT-Fragestellungen.

1) Hr Groß – als Referent beim Elektronischen Rechnungstag am 20. Mai berichten Sie über die Anforderungen für den rechtssicheren Austausch von elektronischen Rechnungen. Mit welchen drei Schlagworten würden Sie Ihren Vortrag auszeichnen?

Rechtsicherheit, umsatzsteuerliche Anforderungen, Prozessgestaltung.

 

2) Im Kern geht es bei Ihrem Vortrag um die Veränderungen durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011. Was ist der Inhalt und Gegenstand dieses Gesetzes?

Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder des EDI- Verfahrens sind nicht weiter zwingend vorgeschrieben. Danach berechtigen nun auch Rechnungen, die als einfache E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug. Im Ergebnis wird dadurch der Austausch von Rechnungen vereinfacht – ohne dass es weiterer rechtlichen Vorgaben – insbesondere auf Seiten des Rechnungsempfängers – bedarf.

 

3) Sind mit dem Vereinfachungsgesetz auch die Anforderungen an den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung gesunken?

Ja und nein zugleich. Der durch das Gesetz implizierte Wegfall der elektronischen Signatur macht den Prozess in den meisten Fällen einfacher und schlanker. Unverändert fordert der Gesetzgeber die Einhaltung dezidierter Pflichtangaben sowie die Aufbewahrung in elektronischer Form.

 

4) Bei welchen heute noch bestehenden Anforderungen sehen Sie die größten Herausforderungen in der Umsetzung auf Unternehmensseite?

Die größten Herausforderungen liegen meines Erachtens in der lückenlosen und vollständigen Rechnungseingangsprüfung wie auch der Gewährleistung der durchgehenden elektronischen Aufbewahrung.

Bei Ersterem geht es um die Frage, ob die Rechnung der erbrachten Leistung entspricht und letztlich die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind. Und genau dies lässt sich durch ein sogenanntes „Innerbetriebliches Kontrollverfahren“ bewerkstelligen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung herstellt. Konkret versteht die Finanzverwaltung darunter Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt, womit nichts anderes gemeint sein kann, als die herkömmliche Rechnungseingangsprüfung.

Die zweite Herausforderung betrifft die Frage der Aufbewahrung. Während Papierrechnung in Papierform aufbewahrt werden dürfen (nicht müssen), sind elektronische Rechnungen als originär elektronische Unterlagen auch digital vorzuhalten und dies 10 Jahre lang.

 

5) Was ist Ihre Einschätzung – ist das Thema “elektronische Rechnungen” nun ein Thema für mehr Unternehmen?

Das ist in der Tat so. Insbesondere der einfache Austausch von Rechnungen im PDF-Format via E-Mail sollte für mehr Unternehmen ein Thema werden. Mit Blick auf eine Prozessoptimierung ist damit allerdings nicht viel gewonnen, hier sollten die Bestrebungen ganz klar in Richtung Austausch strukturierter Daten gehen. Der nächste logische Schritt wäre daher eine Rechnungstaxonomie, die über einen standardisierten Austausch strukturierter Daten, den Rechnungseingangsprozess einer weiteren Automatisierung zugänglich macht. Spätestens damit würde der raschen Verbreitung der elektronischen Rechnung nichts mehr im Wege stehen.

 

6) Welche Erwartungen stellen Sie an die kommende Veranstaltung des Elektronischen Rechnungstages?

Natürlich möchte ich möglichst vielen Teilnehmern durch meinen Beitrag die Vorbehalte aus steuerrechtlicher Sicht bezüglich des elektronischen Rechnungsverfahrens nehmen und hoffe, dass ich ihnen Argumente für das Angehen der Prozessumstellung biete. Des Weiteren erhoffe ich mir wie immer einen intensiven Erfahrungsaustausch – auch rund um die verschiedenen Projektberichte, die auf der Veranstaltung vorgestellt werden.

 

Wir bedanken uns bei Stefan Groß für die Antwort und freuen uns auf seinen Vortrag beim Elektronischen Rechnungstag 2014.

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