Firmenprofil

Basware ist ein finnischer Anbieter für Softwarelösungen zur Automatisierung von Einkaufs- und Finanzprozessen, die Schwerpunkte liegen auf Enterprise Purchase to Pay und Financial Management.

 

Aktuelles
Nur wenige Wochen nach dem Elektronischen Rechnungstag haben Sie die Gelegenheit Ihre gewonnenen Erkenntnisse zu vertiefen.
Auf der Basware Connect am 08.11.2016 treffen sich erneut Fachexperten und Anwender aus der Praxis, um sich über e-Invoicing, Purchase-to-Pay und weitere Optimierungschancen entlang der unternehmenseigenen Lieferkette auszutauschen.
Mit dabei:
  • Stefan Engel-Flechsig (Leiter FeRD): ZUGFeRD in der Anwendung in Wirtschaft und Verwaltung
  • Stefan Groß (Kanzlei Peters, Schönberger & Partner mbB): Die E-Rechnung – Eine 360 Grad-Analyse   aus Compliance-Sicht
  • Richard Erzberger (Daimler AG): Ganzheitliche e-Invoicing Strategie bei der Daimler AG
  • Anna-Kathrin Bald (Klöckner European Operations GmbH): Purchase-to-Pay-Digitalisierung -                 Erfolgreiche Prozessoptimierung in der internationalen Beschaffung
  • Michael Kraus (AUDI AG): Connected Group Accounting – Die Zukunft der Finanzen: vom Back Office     zum Business Value Partner

Interview

1. Wie kommt basware zu dem Thema elektronische Rechnungen, und wie schätzen Sie die Marktsituation auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungen ein?

Basware ist mit mehr als 1.500 Kunden und 850.000 Anwendern in über 50 Ländern weltweiter Marktführer bei Purchase-to-Pay-Lösungen. Die Lösungen optimieren den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Sie erlauben einen voll automatischen Prozess, beginnend beim Bedarf über Genehmigung, Bestellung, Auftrags- und Lieferbestätigung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Der Business Transactions e-invoicing-Service ist ein Teil des Basware-Angebots. Dieser Service ermöglicht Kunden wie Lieferanten die Umstellung auf elektronische Transaktionen. Damit können Lieferanten schneller dem Wunsch ihrer Kunden nach elektronischen Rechnungen nachkommen sowie den Rechnungsumlauf und damit auch den Zahlungseingang beschleunigen.

Im direkten Vergleich mit Ländern wie Schweden, Norwegen oder Finnland wird deutlich, wie sich die Gesetzeslage auf die Marktakzeptanz auswirkt: In den nordischen Ländern, wo Rechnungen ohne digitale Signatur verschickt werden können, liegt der Anteil der elektronischen Dokumente im Bereich E-Invoicing / E-Billing bei über 12 Prozent, in Deutschland hingegen  werden noch deutlich über 90% der Rechnungen postalisch verschickt. Aufgrund des enormen Einsparungspotenzials wird sich aus unserer Sicht diese Prozentzahl zukünftig deutlich verringern. Gerade in der derzeit schwierigen wirtschaftlichen Lage werden zukünftig noch mehr Unternehmen die Einsparpotenziale von elektronischen Rechnungen nutzen.

2. Wo sehen Sie die Perspektiven, beziehungsweise Entwicklungspotential? 

Die Vorgaben zur digitalen Signatur verunsichern viele und wirken derzeit hemmend auf die Umstellung hin zum elektronischen Rechnungsversand. Basware begrüßt deshalb den Vorschlag der EU-Kommission zur Gleichbehandlung digitaler Rechnungen sehr, denn die momentane Gesetzeslage verhindert, dass Unternehmen ihre Rechnungen schnell und einfach im PDF-Format per E-Mail übermitteln können. Bis die Gesetzgebung hierzulande nachzieht, garantieren E-Invoicing-Plattformen wie der Business Transactions Service von Basware eine reibungslose, rechtskonforme Übermittlung der Rechnungen. Diese Systeme können Rechnungen über die verschiedenen Signatursprachen hinweg an nahezu jede Signaturlösung anpassen und so den komplexen juristischen Vorgaben gerecht werden. Das hilft Unternehmen bereits jetzt, ihre Prozesse deutlich kostengünstiger zu gestalten. 
Um den Einstieg trotz der gesetzlichen Hemmschwellen so stark wie möglich zu vereinfachen, wurde im Juli 2009 in Deutschland der Verband elektronische Rechnung e.V.  gegründet. Basware ist diesem Verband zusammen mit den meisten anderen führenden Serviceprovidern beigetreten.  Durch eine intensive Verbandsarbeit sowie konkreten Vereinbarungen,  so genannter Roaming Abkommen, zwischen den Anbietern wird der elektronische Rechnungsaustausch für Unternehmen in Zukunft weiter vereinfacht werden.


3. Welche Kunden konnten Sie schon gewinnen und welche Ziele haben Sie für die Zukunft?

Über unseren Basware Transaction Service nutzen weltweit 3500 Unternehmen die Basware e-invoicing Lösung. Basware hat im letzten Jahr über 8.300.000 Rechnungen über Basware Business Transaction Service verarbeitet. Aufgrund eines „Open Network“ Konzeptes können auch andere Netzwerke problemlos in dieses Basware Netzwerk mit eingebunden werden. Ein solches Netzwerk soll zukünftig auch im Procurement Umfeld zusätzlich noch etabliert werden. Das angestrebte Ziel von Basware in diesem Bereich ist es, das erste weltweite Open Network sowohl für den eInvoicing als auch den Procurement Bereich aus einer Hand anbieten zu können.

4. Woher kommen die Ansprechpartner? Aus der Fachabteilung oder eher aus der IT-Abteilung der Unternehmen und haben Sie in den vergangen zwei Jahren hier Unterschiede festgestellt? 

Wo vor einigen Jahren die IT Abteilung noch treibende Kraft und Ansprechpartner in Bezug auf elektronischen Datenaustausch war, befassen sich mittlerweile auch die Fachabteilungen mehr und mehr mit dieser Thematik. Da Prozesskostenoptimierungen und Einsparpotenziale auch für die Fachabteilungen immer wichtiger werden, wird der elektronische Rechnungsdatenaustausch insbesondere in Finanz- und Buchhaltungsabteilungen als langfristige und zukunftsweisende Möglichkeit erkannt, Kosten zu sparen und Mitarbeiter effizienter einsetzen zu können. An der Notwendigkeit auch die IT Abteilungen so früh wie möglich in etwaige eInvoicing Projekte mit einzubinden hat sich natürlich dennoch nichts geändert.

5. Liegt das Interesse inzwischen mehr auf der Rechnungsstellungsseite oder auf der Empfängerseite?

Die Vorteile liegen sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger auf der Hand. Wo der Rechnungssteller keine Kosten für teuren postalischen Versand inklusive Druck und Kuvertierung mehr hat, ergeben sich für den Rechnungsempfänger enorme Einsparungen innerhalb des Bearbeitungsprozesses des Rechnungseingangs. Insbesondere die Beschleunigung dieses Prozesses, durch den Wegfall der manuellen Erfassung von Eingangsrechungen ( kein Scannen und Erkennen mehr notwendig) generiert signifikante Einsparungen. Zudem können elektronische Rechnungen leichter verarbeitet, weitergeleitet und elektronisch archiviert werden, wodurch die Bearbeitungszeit weiter reduziert wird und Skontoabzüge gesichert werden können.

Der Druck bzw. Auslöser auf elektronische Rechnungen umzustellen wird meist von einzelnen großen Kunden aufgebaut, die ihre Lieferanten dazu bringen wollen, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen. Das Interesse auf Rechnungsstellerseite wird somit oft erst dann geweckt, wenn einer ihrer großen Kunden auf eInvoicing umstellen möchte.

6. Können Sie bitte eine kurze Übersicht geben, wie sie sich von anderen Anbietern unterscheiden. Welche Lösungen und Produkte sind besonders innovativ? 

Aufgrund des Ursprungs im Purchase-to-Pay Bereich bietet Basware stets Lösungen für Gesamtprozesse und Vorteile für alle Beteiligten an dem jeweiligen Prozess.

Unter Basware Connectivity werden die Services zusammengefasst, die es Lieferanten und Käufern aller Größen ermöglichen, Transaktionen elektronisch durchzuführen. Als Ergebnis erhält man eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Käufern und ihren Lieferanten, eine Optimierung der internen Abläufe - von der Beschaffung bis zur Rechnungsautomatisierung, sowie eine Reduzierung der Bearbeitungskosten.

Basware Business Transactions ist ein Service, der den durchgängigen Austausch von elektronischen Rechnungen und Beschaffungsmitteilungen unterstützt. Dadurch wird eine schnellere und präzisere Bearbeitung ermöglicht. Das Basware Supplier Portal vervollständigt diesen Service. Es erlaubt Käufern und Lieferanten beschaffungsbezogene Dokumente und vollständige Transaktionen, wie das Einreichen einer Rechnung, online hoch- und herunterzuladen.

Sollten Lieferanten nicht bereit sein eInvoicing Lösung etablieren zu wollen und auch das Basware Supplier Portal nicht nutzen wollen, bietet Basware einen Scan und Capture Service. Es handelt sich dabei um einen komplett ausgegliederten Scan-Service, mit dem Rechnungen zwar vom Lieferanten postalisch verschickt, vom Kunden dann aber elektronisch aufgearbeitet empfangen werden können - ohne dabei Investition in teure Prozesse, Ressourcen oder Equipment zu haben.

Mit unserem Basware Supplier Activation Service übernehmen wir die Aufgabe, die Lieferanten eines Kunden in elektronische Purchase-to-Pay-Prozesse mit einzubinden, damit diese elektronische Rechnungen versenden können. 

Ein derart umfangreiches und lückenloses Angebot hat aus unserer Sicht kein zweiter Anbieter auf dem Markt in dieser Form zu bieten.

Kontaktdaten

  • Basware GmbH (Düsseldorf)
  • Roßstr. 96
  • D-40476 Düsseldorf
  • Tel. +49 211 41 55 95-5
  • Fax: +49 211 41 55 95-79
  • www.basware.de
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