5 wegweisende Trends im Rechnungseingang im Jahr 2022

Der Rechnungseingang ist schon lange kein reiner Kostenfaktor mehr, sondern hat sich in den letzten Jahren zu einem bedeutenden Bestandteil jedes Unternehmens entwickelt. Prozesseffizienz, Mitarbeitermotivation, Kostenminimierung und Digitalisierung waren entscheidende Einflüsse für die Entwicklung des Rechnungseingangs bis heute. Welche neuen Trends können wir 2022 für den Rechnungseingang erwarten und welche Trends dauern weiterhin an? Lesen Sie in unserem Artikel, welche Themen für Ihren Rechnungseingang relevant sein sollten – vielleicht herrscht bei Ihrem Unternehmen sogar Optimierungspotential?

Trend #1: Einsatz von künstlicher Intelligenz

Der technologische Fortschritt hat mit der künstlichen Intelligenz (KI) eine Technologie hervorgebracht, die 2022 nicht mehr ignoriert werden sollte. KI gewinnt immer mehr an Relevanz in diversen Geschäftsfeldern und insbesondere in Kreditorenbuchhaltungen und Beschaffungsabteilungen. In diesen herrschen nach wie vor viele manuelle Aufgabe, bei denen die KI effektiv unterstützen könnte.

Die kognitive Technologie lernt mit der Zeit von selbst und stellt somit eine wichtige Investition für das Unternehmen von heute dar.

Welche Aufgaben kann die KI aber nun konkret übernehmen? Vor allem repetitive Aufgaben können durch vorher definierte Regeln automatisiert werden. Hierzu zählen zum Beispiel:

• Manuelle Dateneingabe (z. B. bei der Rechnungserfassung)
• Abgleich von Rechnungen mit zugehörigen Dokumenten (Bestellung, Wareneingang, etc.)
• Abrufen und Empfangen von Rechnungen

Außerdem können mithilfe des maschinelle Lernens zusätzliche Aufgaben übernommen werden. Dazu zählen etwa:

• Identifizieren und Extrahieren der benötigten Daten aus den Dokumenten
• Eingabe der Daten in erforderliche Eingabemasken
• Verknüpfung von Daten zur Lösung von Ausnahmefällen
• Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Personen

Hierbei liegen die Vorteile des Einsatzes der künstlichen Intelligenz klar auf der Hand. Lösungen werden schneller gefunden, es entsteht mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, Fehler werden minimiert, Mitarbeitende sind motivierter, die Compliance wird verbessert und die Kosten werden reduziert.

Trend #2: Neue und hochwertige Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung

Jobs verändern sich laufend und oft wird die Meinung geäußert, dass moderne Technologien, wie die eben erwähnte künstliche Intelligenz, Berufe ersetzen könnten. Tatsächlich jedoch ist in den nächsten Jahrzehnten die Buchhaltung einer der vielen Geschäftsbereiche, die durch Technologie ergänzt anstatt vollständig automatisiert wird1. Da KI-Technologien also eher bestimmte Aufgaben als ganze Arbeitsplätze ersetzen, wird der Verlust von Arbeitsplätzen kurzfristig wahrscheinlich relativ langsam erfolgen und eher marginal als dramatisch sein.

Die veränderten und neuen Jobs könnten folgende Tätigkeiten umfassen:

• Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfungsunternehmen
• Entwicklung von neuen KI-basierten Technologien zur Abbildung individueller Prozesse
• Intensive Betreuung von internen Kunden und verstärktes Lieferantenmanagement
• Beobachtung und Kontrolle der Automatisierung
• Feststellung, ob weniger oder andere Instrumente zur Automatisierung notwendig sind
• Interpretation von Finanz- oder Prüfungsberichten
• Ausnahmebehandlungen, welche zu komplex und ungewöhnlich sind, um sie zu automatisieren

Die Grundlage für diesen Zukunftswandel sind digitale Workflows und eine Automatisierung, die die Erledigung dieser höherwertigen Aufgaben zulässt. In unserem eBook Boreout? Warum langweilige Aufgaben nicht in die Kreditorenbuchhaltung gehören lesen Sie mehr über das Thema der Aufgaben in Kreditorenbuchhaltungen und wie sich manuelle Prozesse negativ auf die Gesundheit der Mitarbeitenden auswirkt.

Trend #3: End-to-End-Automatisierung

Den Rechnungseingang als isolierten Prozess zu sehen, ist nicht mehr zukunftsorientiert. Werden sämtliche vor- und nachgelagerten Prozesse betrachtet, ergibt sich das Bild der Procure-to-Pay-Prozesse, welche von der Beschaffung, über den Rechnungseingang, bis hin zur Zahlung reichen. Die beiden vorherigen Trends geben bereits eine Richtung vor, in welcher Unternehmen sich digital aufstellen und automatisierte Prozesse keine Hindernisse mehr darstellen.

Die End-to-End-Automatisierung ermöglicht etwa in der Beschaffung einen Workflow, welcher von der Bestellanforderung bis zum Eingang der Waren oder Dienstleistungen zentral nachverfolgt werden kann. Dabei wird eine komplette Übersicht über alle Bestellanforderungen, autorisierten Aufträge, erworbenen Produkte und durchgeführten Zahlungen ermöglicht. Dies wird etwa durch individuelle Dashboards visualisiert. Durch diese Prozessoptimierung gewinnen Unternehmen an interner Stärke: schnellere Bearbeitung von Bestellungen, Klarheit bei Prozessen, und Einsparung von Kosten.

Trend #4: Mobiles Arbeiten & Home Office

Laut einer Umfrage der IHK Berlin mit 305 befragten Wirtschaftsvertreterinnen und -vertretern planen über 70 % der Befragten mehr Home Office oder hybride Lösungen für die Zukunft2. Das mobile Arbeiten bzw. die teilweise Verlagerung der Tätigkeit ins Home Office spielt spätestens seit der Covid-19-Pandemie eine entscheidende Rolle für die Arbeitsplätze der Zukunft. Auch im Rechnungseingang – bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, der Datenerfassung oder dem Archivieren von Rechnungen – sind die Arbeiten von überall aus zu erledigen. Die Voraussetzung hierfür ist die digitale Transformation des Rechnungseingangs, aber auch der vor- und nachgelagerten Prozesse.

Verantwortliche im Bereich Finanzen sollten daher wissen, wie man Softwarelösungen einsetzt, die das mobile Arbeiten ermöglichen.

Moderne Lösungen bieten hierbei eine allumfassende Suite, welche die Tätigkeiten ins digitale Zeitalter hebt und das mobile Arbeiten zu einem Kinderspiel macht. Vor allem sind mobile Apps, welche sich an die Lösungen anknüpfen, eine ideale Ergänzung zu neuen digitalen Workflows. Somit können Rechnungen mobil freigegeben, zurückgestellt oder abgelehnt werden – ohne vor Ort im Büro sein zu müssen oder sich am Computer zu befinden. Bei einer falschen Kontierung lässt sich diese ebenfalls abändern und auch Vermerke und Kommentare können für andere Nutzer hinterlassen werden. Zusammengefasst: mobiles Arbeiten ist dank digitaler Workflows und einer grundlegenden Lösung nun kein Hindernis mehr.

Trend #5: Cloud statt On-Premise

Während sich Lösungen für die Digitalisierung des Rechnungseingangs lokal installieren lassen (On-Premise), sind Cloud-basierte Lösungen hingegen auf dem Server des Lösungsanbieters gehostet. Für Unternehmen bietet die Variante in der Cloud viele kostenminimierende und praktische Vorteile.

Da große und verlässliche Anbieter ein jederzeit verfügbares Supportteam bereit stellen, welches Sie bei Fragen und Problemen kontaktieren, reduziert sich der interne Aufwand für die Verfügbarkeit von IT-Personal. Sollte ein Problem mit der Lösung auftreten, können sich die Verantwortlichen in den Unternehmen direkt mit dem jeweiligen Kundenbetreuer in Verbindung setzen. Des Weiteren ist die Lösung von überall aus erreichbar – eine der Grundvoraussetzungen für die bereits erwähnten Trends in Richtung Home Office und mobiles Arbeiten. Die einfache Skalierbarkeit von Cloud-basierten Lösungen stellt ebenfalls einen großen Vorteil für Unternehmen dar. Auch große Investitionen in Server und IT-Infrastruktur können somit vermieden werden. Durch Abbonement-Modelle der Dienstleister werden die Kosten über einen großen Zeitraum verteilt.

Bonustrend #6: Mit Esker den Procure-to-Pay-Zyklus automatisieren

Esker ist eine globale Cloud-Plattform, die einen strategischen Mehrwert für Finanz- und Kundendienstabteilungen schafft und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen durch Automatisierung des Cash-Conversion-Cycles stärkt. Esker wurde 1985 gegründet und ist in Nordamerika, Lateinamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum tätig. Der globale Hauptsitz befindet sich in Lyon, Frankreich, die deutschen Standorte in München und Ratingen.

Unsere Kunden nutzen unsere Cloud-Lösungen, um die Effizienz, Produktivität und Transparenz ihrer Procure-to-Pay (P2P)- und Order-to-Cash (O2C)-Prozesse zu erhöhen. Kontaktieren Sie uns oder lassen Sie sich in einer P2P-Demo die ganzheitlichen Vorteiler einer Digitalisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zeigen.

Quellen:

1. Davenport, T.H. & Kirby, J. (2016) Just how smart are smart machines? MIT Sloan Management Review (Spring). [online] sloanreview.mit.edu [abgerufen am 07.04.2022].
2. IHK Berlin (2020) Ergebnisse der IHK-Umfrage „Home Office – neue Normalität oder zurück zur Präsenzkultur?“ [online] www.ihk-berlin.de [abgerufen am 07.04.2022].